Comment bien choisir votre standard téléphonique ?

Standard téléphonique

Le standard téléphonique est un élément essentiel de la communication de votre entreprise. Il est souvent le premier point de contact pour vos clients et prospects : il est donc essentiel de bien le choisir afin de leur fournir un service de qualité.

Aujourd’hui, le standard téléphonique est un système sophistiqué, hautement automatisé et entièrement connecté à internet. Le terme consacré a évolué, et on parle aujourd’hui plus largement de serveur de communication.

Outre les fonctions habituelles d’un standard téléphonique (accueillir les appelants, acheminer les appels, gérer les fils d’attentes… – avec ou sans l’intervention d’un agent), le serveur de communication peut vous permettre de réaliser d’importantes économies d’infrastructure et de réduire vos coûts d’exploitation, tout en améliorant la productivité de vos équipes.

Si vous avez décidé d’installer un standard téléphonique (ou un serveur de communication pour les initiés), voici les critères qui pourront vous guider dans votre choix.

Dématérialiser la prise d’appels

Le standard téléphonique a évolué. Outre le simple transfert d’appels, le serveur de communication vous donne aujourd’hui le don d’ubiquité !

Vous aurez la possibilité de réceptionner vos appels afin d’être joignable n’importe où, sur votre téléphone professionnel. Vous avez transféré votre poste sur votre mobile mais vous êtes injoignable ? Le serveur se chargera de relayer l’appel vers le poste de votre assistant.

Vous êtes à Taïwan et votre siège à Paris ? Aucun problème ! Le serveur de communication se charge de définir le moyen le plus rapide, pertinent et économique pour vous joindre, via une ligne téléphonique ou via le web si vous êtes connecté en wifi. Pour votre client, vous êtes toujours joignable, partout !

Pour aller plus loin, le serveur de communication est également capable d’exécuter certaines actions pour vous, comme l’ouverture à distance d’une porte, depuis votre téléphone (Softphone feature access).

Les communications unifiées

En choisissant un standard téléphonique (serveur de communication) qui utilise internet pour fonctionner, vous aurez la possibilité de transférer vos appels vers n’importe quel lieu ou appareil : une connexion internet se charge du transfert d’appels.

Ainsi, si votre entreprise souhaite développer le télétravail ou a des employés qui sont souvent sur le terrain, vous pourrez facilement leur transférer leurs appels entrants, et ne plus passer à côté d’opportunités !

Réduire vos coûts d’infrastructure et de maintenance

L’autre critère qui pourra guider votre choix est bien entendu le coût.

Dorénavant, vous n’êtes plus obligé d’avoir le standard physiquement dans vos locaux. Il existe des solutions client-serveur hébergées qui sont gérées par des prestataires. Ainsi, les seuls coûts qui vous incombent sont une redevance mensuelle et abordable qui couvre la gestion, la maintenance et les mises à jour de l’outil. Vous pourrez également opter pour une facturation à l’usage si vous le souhaitez.

Bénéficier de fonctionnalités avancées qui faciliteront la gestion de vos appels

Une des fonctionnalités permettant d’optimiser la gestion des flux est l’indicateur de disponibilité de vos collaborateurs : il s’agit du présentiel. Si le destinataire de l’appel est indisponible, le standard téléphonique dirigera automatiquement l’appel vers un autre poste.

Il est également possible pour chaque personne de l’entreprise de définir ses propres préférences en matière de transfert d’appels. L’intelligence du serveur de communication permet de re-aiguiller automatiquement l’appel en fonction de votre disponibilité et de celle de vos collaborateurs.

En effet, le serveur sait d’après votre agenda s’il est préférable de vous joindre sur votre mobile, via le web, le chat… La gestion de média asynchrone rend la communication plus intelligente, pour vous aider à gérer au mieux votre quotidien.

L’objectif étant de satisfaire au mieux l’appelant et de véhiculer une image professionnelle de l’entreprise. Votre client pourra toujours joindre un collaborateur : vous assurez ainsi sa satisfaction.

En effet, les standards sont aujourd’hui des applications client-serveur pouvant prendre en charge différents canaux de communication. Ainsi, l’appelant peut utiliser le mode de communication qu’il préfère (l’email, le sms, la messagerie instantanée…).

Un outil évolutif, en fonction de vos besoins

Les standards téléphoniques hébergés offrent une flexibilité et une possibilité d’évolution non négligeable qui leur permet de s’adapter très facilement à l’évolution de votre entreprise, et ce à moindre coût.

Si votre entreprise se développe ou que le volume d’appels augmente temporairement, vous pouvez augmenter la capacité de votre standard. Et pour cela, il est inutile d’installer de nouvelles lignes, les technologies actuelles permettent une grande souplesse !

Vous souhaitez avoir plus de renseignement sur les possibilités offertes par les standards téléphoniques actuels, et un devis estimatif ? Contactez nos équipes pour obtenir des conseils avisés et personnalisés.

Votre nom (obligatoire)

Votre société (obligatoire)

Votre numéro de téléphone (obligatoire)

Votre message

Vous souhaitez être rappelé :
au plus vitedans la semaineà cette date :